Persiapan yang baik akan mempercepat implementasi SendPick dan mengurangi kesalahan data setelah sistem digunakan. Persiapan tidak hanya berkaitan dengan teknologi, tetapi juga mencakup proses bisnis, pembagian tanggung jawab, dan kedisiplinan pengguna.

1. Tetapkan tujuan implementasi #

Perusahaan perlu menentukan masalah utama yang ingin diselesaikan, misalnya mempercepat pembuatan invoice, mengendalikan biaya perjalanan, memantau Job Order, menertibkan tarif, atau memperoleh laporan profitabilitas per pekerjaan.

2. Bentuk tim implementasi #

Tunjuk seorang penanggung jawab atau Project Manager internal. Libatkan perwakilan dari fungsi yang terkait, seperti:

• Marketing atau sales
• Customer service
• Operasional atau dispatcher
• Fleet management
• Finance dan accounting
• Manajemen atau pemilik proses
• Tim IT, bila tersedia

Setiap perwakilan bertugas memvalidasi alur kerja, menyiapkan data, mengikuti pelatihan, dan membantu pengguna di bagiannya.

3. Petakan proses bisnis saat ini #

Dokumentasikan alur dari order diterima sampai pembayaran pelanggan diterima. Pastikan perusahaan memahami siapa yang membuat, memeriksa, menyetujui, dan menutup setiap transaksi.

Proses minimum yang perlu dipetakan meliputi:

• Penerimaan order dan pembuatan Job Order
• Penentuan tarif pelanggan dan vendor
• Penugasan armada atau vendor
• Pembuatan manifest dan dokumen pengiriman
• Pengajuan dan realisasi biaya operasional
• Pembuatan invoice
• Pengelolaan piutang, hutang, kas, dan bank

4. Siapkan dan bersihkan data master #

Data sebaiknya diperiksa agar tidak ada duplikasi, penamaan yang tidak konsisten, atau informasi penting yang kosong. Data yang umumnya dibutuhkan antara lain:

• Profil perusahaan dan cabang
• Pelanggan, vendor, pengemudi, serta kontak terkait
• Lokasi asal, tujuan, pelabuhan, depo, dan area operasional
• Kendaraan, tipe kendaraan, dan data armada
• Jenis layanan dan komoditas
• Tarif penjualan dan tarif vendor
• Daftar akun atau Chart of Accounts
• Saldo awal piutang, hutang, kas, dan bank bila diperlukan

5. Tentukan struktur pengguna dan hak akses #

Buat daftar pengguna berdasarkan jabatan dan tugasnya. Terapkan prinsip akses secukupnya: pengguna hanya memperoleh menu dan tindakan yang diperlukan untuk pekerjaannya.

6. Sepakati aturan penomoran dan persetujuan #

Tentukan format nomor dokumen serta pihak yang berwenang menyetujui tarif, biaya, invoice, pembayaran, atau transaksi penting lainnya. Kesepakatan ini mencegah perubahan proses ketika sistem mulai digunakan.

7. Siapkan perangkat dan koneksi #

• Komputer atau laptop dengan peramban yang diperbarui
• Koneksi internet yang stabil
• Perangkat pemindai atau kamera untuk dokumen bila diperlukan
• Printer untuk dokumen operasional apabila proses masih menggunakan dokumen cetak

8. Lakukan uji coba dan pelatihan #

Gunakan beberapa contoh transaksi nyata untuk menguji alur dari awal sampai akhir. Catat temuan, perbaiki konfigurasi, lalu lakukan pelatihan sesuai peran pengguna. Hindari hanya menguji satu bagian tanpa memastikan dampaknya terhadap bagian berikutnya.

9. Tentukan strategi go-live #

Perusahaan dapat memilih go-live bertahap berdasarkan cabang, layanan, atau kelompok pengguna. Tetapkan tanggal mulai, periode pendampingan, jalur pelaporan kendala, dan mekanisme evaluasi setelah sistem digunakan.

Checklist singkat kesiapan #

• Tujuan implementasi telah disepakati.
• Project Manager dan key user telah ditunjuk.
• Alur kerja telah divalidasi.
• Data master telah dibersihkan.
• Hak akses pengguna telah ditentukan.
• Skenario uji coba telah disiapkan.
• Jadwal pelatihan dan go-live telah disepakati.

Catatan: kualitas hasil implementasi sangat dipengaruhi oleh kualitas data dan konsistensi proses yang disepakati bersama.